Direction des Affaires administratives

Présentation

La Direction des Affaires administratives est le dispositif chargé d’assurer le bon fonctionnement au sein de la Direction générale de l’ISESCO au niveau administratif, en mobilisant tous les moyens nécessaires à cet effet. Elle fournit également les services administratifs et logistiques pour une meilleure mise en œuvre des activités et programmes de l’Organisation, en coordination avec ses différents Centres et Directions.
La Direction des Affaires administratives comprend les Divisions suivantes :
– Division des Ressources humaines
– Division des Services administratifs
– Division du Siège et des Conférences
– Division des Relations publiques
– Division des Approvisionnements, des Equipements, du Stock et de l’Entretien.

Fonctions du Directeur :
  1. Le Directeur des Affaires administratives est chargé, sous l’autorité du Directeur général, de :
  2. superviser la gestion des affaires administratives de l’Organisation;
  3. élaborer et assurer le suivi des contrats, des accords et des protocoles à caractère administratif;
  4. superviser l’élaboration des documents et rapports relatifs aux affaires administratives et qui seront soumis aux sessions de la Conférence générale et du Conseil exécutif;
  5. veiller au développement et à l’efficacité de la Direction ;
  6. exécuter toute autre tâche que pourrait lui confier le Directeur général.
Division des Ressources humaines
  • Elle est chargée de :
  • établir les listes des différentes catégories du personnel, assurer la préparation des états de salaires du personnel de l’ISESCO et suivre les procédures de recrutement ;
  • entreprendre les démarches administratives nécessaires auprès des instances officielles dans le pays du siège afin de faciliter l’obtention des privilèges et exonérations prévus dans l’Accord du Siège (carte de résidence, immatriculation des véhicules,…) ;
  • gérer les dossiers des fonctionnaires, notamment pour ce qui est de l’état civil, des diplômes et autres documents ;
  • contrôler l’assiduité des fonctionnaires, établir et mettre à jour le calendrier des congés, préparer les notes de service relatives aux jours fériés, horaires de travail et permanences ;
  • assurer le suivi des dossiers administratifs et financiers du personnel et prendre les mesures nécessaires les concernant (dossiers des adhérents à la Caisse Mutuelle, de scolarisation, des heures supplémentaires, de l’assurance maladie pour les adhérents à la Caisse Mutuelle) et les soumettre à la commission de ladite Caisse ;
  • mener les études nécessaires en vue d’une meilleure gestion des affaires du personnel ;
  • procéder à l’annonce des postes vacants à l’Organisation et soumettre les demandes d’emploi et de stages aux services compétents chargés officiellement de cette fonction ;
  • suivre l’évolution des postes d’emploi et mettre à jour la situation administrative et financière des fonctionnaires, conformément aux règlements intérieurs et aux décisions pertinentes ;
  • préparer les documents nécessaires aux réunions de la commission consultative pour les affaires du personnel et assurer le suivi des décisions prises à cet effet ;
  • préparer les ordres de mission à l’intérieur comme à l’extérieur du pays du siège et les enregistrer avant de les soumettre à la comptabilité pour le calcul du montant des indemnités journalières.
Division des Services administratifs
  • Elle est chargée de :
  • préparer et enregistrer les contrats passés avec les collaborateurs externes de l’Organisation ;
  • assurer le suivi des dossiers soumis au ministère des affaires étrangères du pays du siège en vue d’obtenir les franchises douanières pour l’importation des équipements requis par l’Organisation ;
  • suivre les envois de l’Organisation aux Etats membres et aux différentes parties dans le cadre de ses plans d’action ;
  • recevoir les avis de panne des équipements bureautiques, télécopieurs, photocopieuses, imprimantes etc. et en suivre la maintenance, en coordination avec les parties concernées ;
  • superviser les travaux de conservation, d’enregistrement, d’envoi et de réception du courrier de l’Organisation (lettres, colis, fac-similés, courrier électronique…) ; coordonner avec les parties concernées pour trouver les moyens les plus appropriés afin de s’acquitter de ces tâches, moyennant des coûts raisonnables et en veillant à la qualité de performance ;
  • superviser les services de transport interne de l’Organisation, coordonner les déplacements des véhicules de l’Organisation et suivre leur maintenance et réparation.
Division du Siège et des Conférences
  • Elle est chargée de :
  • suivre, en coordination avec les Directions et Divisions concernées, la préparation matérielle et technique des conférences et des réunions qui se tiennent au siège de l’Organisation et s’assurer de la prestation de tous les services et la disponibilité de tous les équipements nécessaires à cet effet;
  • superviser l’entretien et la sécurité du siège permanent de l’Organisation, notamment le matériel et les équipements techniques des salles de réunion et des bureaux administratifs ;
  • assurer le suivi des contrats d’entretien, de maintenance, d’assurance et de gardiennage, conclus par l’Organisation avec les parties compétentes ;
  • recevoir les demandes des Directions et des Divisions concernant différents services à l’intérieur du siège et en assurer le suivi ;
  • superviser les travaux techniques et architecturaux à effectuer dans le siège, en collaboration et en concertation avec les parties concernées.
Division des Relations publiques
  • Elle est chargée de :
  • suivre les relations avec les autorités compétentes dans le pays du siège, pour ce qui concerne l’application des dispositions de l’Accord du Siège, les immunités et les privilèges accordés à l’Organisation et à son personnel ;
  • établir le contact avec les missions diplomatiques accréditées au pays du siège, pour faciliter les déplacements des fonctionnaires de l’Organisation dans les Etats membres et d’autres pays afin d’accomplir des missions ou mener des activités pour le compte de l’Organisation ;
  • prendre contact avec les hôtels et prendre les mesures nécessaires à l’hébergement des invités de l’ISESCO lors des conférences, colloques et autres réunions ;
  • assurer la réservation des titres de voyage des fonctionnaires de l’Organisation et des experts chargés officiellement de représenter l’Organisation dans ses activités ; assurer le suivi de la remise ou de l’envoi des titres de voyage à leurs destinataires ;
Division des Approvisionnements, des Equipements, du Stock et d’Entretien
  • Elle est chargée de :
  • recevoir et examiner les demandes d’achat et de service émanant des différents Directions, Services, Divisions, Sections et Bureaux;
  • prendre les dispositions nécessaires pour réunir des devis de sources différentes;
  • contacter les fournisseurs en vue de l’acquisition des marchandises et des services requis par l’Organisation et étudier les offres des prestataires de services et des fournisseurs externes;
  • assurer le suivi des commandes de l’Organisation auprès des fournisseurs externes en ce qui concerne les fournitures, équipements de bureau et meubles, en coordination avec les parties concernées ;
  • préparer les dossiers de commandes avant de les soumettre à la commission des achats à l’Organisation, assurer le suivi des commandes approuvées par ladite commission et livrer les produits achetés aux parties concernées ;
  • déterminer les besoins des magasins en équipements et fournitures de bureau, matériel d’entretien, meubles et autres ;
  • recevoir les demandes en fournitures de bureau, équipements et autre matériel et les distribuer aux différentes Directions et Divisions en fonction des besoins ;
  • faire l’inventaire des magasins et des biens de l’Organisation et établir des états périodiques et annuels à cet effet ;
  • aider la Division des Services administratifs et la Division du Siège et des conférences à rendre disponibles les équipements nécessaires au bon fonctionnement des activités mises en œuvre par l’Organisation au siège permanent ;
  • suivre la maintenance des équipements de l’Organisation, développer et moderniser ces équipements, en coordination avec la Direction des Services administratifs et la Division du Siège et des Conférences.

 

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