مديرية الشؤون الإدارية

تقديم

تُعدّ مديرية الشؤون الإدارية بمثابة الجهاز الإداري المعني بحسن سير العمل داخل الإدارة العامة للمنظمة وتوفير كل وسائل العمل الضرورية لذلك، وتقديم الخدمات الإدارية واللوجستية المختلفة، لضمان التنفيذ الأمثل لأنشطة المنظمة وبرامجها بالتنسيق مع مختلف مديريات الإيسيسكو ومراكزها.
وتضم مديرية الشؤون الإدارية الأقسام التالية:
– قسم الموارد البشرية
– قسم الخدمات الإدارية
– قسم المقر والمؤتمرات
– قسم العلاقات العامة
– قسم التموين والتجهيزات والمخزون والصيانة.

مهام المدير :
  1. يقوم مدير الشؤون الإدارية بتوجيه من المدير العام بالمهام التالية :
  2. الإشراف على تسيير الشؤون الإدارية للمنظمة.
  3. إعداد ومتابعة العقود والاتفاقات والمراسم ذات الطابع الإداري.
  4. الإشراف على إعداد الوثائق والتقارير الخاصة بالشؤون الإدارية لعرضها على دورات المؤتمر العام والمجلس التنفيذي.
  5. تطوير أعمال المديرية بما يحقق النهوض بكفاية المديرية وفعاليتها.
  6. القيام بمهام أخرى يسندها إليه المدير العام.
‌قسم الموارد البشرية
  • ويقوم بالمهام التالية :
  • إعداد قوائم الموظفين بمختلف فئاتهم ومتابعة إجراءات التوظيف.
  • القيام بالإجراءات الإدارية اللازمة لدى الجهات الرسمية بدولة المقر لتسهيل الحصول على الامتيازات والإعفاءات والالتزامات التي تنص عليها اتفاقية المقر (بطاقات الإقامة، تسجيل السيارات، …).
  • تسيير ملفات الموظفين خاصة ما يتعلق منها بالوضع العائلي والشهادات العلمية وغيرها.
  • مراقبة المواظبة والانضباط لدى الموظفين وإعداد الجداول الزمنية للعطل ومتابعتها وإعداد المذكرات الخاصة بالعطل ومواقيت العمل والنيابة.
  • متابعة الملفات الإدارية والمالية للموظفين والقيام بالإجراءات اللازمة الخاصة بها (ملف المنخرطين في صندوق التكافل الطبي، ملفات التمدرس، ملفات الساعات الإضافية، ملفات التأمين الطبية للمنخرطين في صندوق التكافل وعرضها على لجنة صندوق التكافل).
  • القيام بالدراسات اللازمة لتحسين وتطوير تسيير شؤون الموظفين.
  • إعداد وتنسيق الإعلان عن المناصب الشاغرة بالمنظمة والإعداد لدراسة طلبات العمل والتدريب من طرف الجهات المكلفة رسمياً بذلك.
  • متابعة حركة الوظائف وتعديل الوضعية الإدارية والمالية للموظفين وفق اللوائح والقرارات ذات الصلة.
  • إعداد الكشوف والبيانات التحضيرية لاجتماعات اللجنة الاستشارية لشؤون الموظفين ومتابعة تنفيذ ما تقرر بشأنها.
  • إعداد الأوامر بالمهمات داخل بلد المقر وخارجه، وتسجيلها قبل إحالتها على المحاسبة لاحتساب مبالغ التعويضات اليومية.
‌قسم الخدمات الإدارية
  • ويقوم بالمهام التالية :
  • تحضير وتسجيل العقود التي تبرم مع المتعاونين الخارجيين للمنظمة.
  • متابعة الملفات المعروضة على وزارة الخارجية ببلد المقر قصد الحصول على ترخيص جمركي لجلب المعدات التي تحتاجها المنظمة.
  • متابعة بعث إرساليات المنظمة إلى الدول الأعضاء وإلى مختلف الجهات في إطار برامج خطط العمل.
  • تلقي طلبات أعطال التجهيزات المكتبية وأجهزة الفاكس وآلات التصوير والطباعة ومتابعة صيانتها بالتنسيق مع الجهات المعنية.
  • الإشراف على أعمال الحفظ والتسجيل والإرسال والاستلام لبريد المنظمة (رسائل، طرود، فاكسات، بريد إلكتروني، …) والتنسيق مع الجهات المعنية بشأن أفضل السبل وأنسب التكاليف لإنجاز هذه الأعمال، بما يضمن حسن سير العمل وجودة الأداء.
  • الإشراف على خدمات النقل الداخلي للمنظمة وتنسيق حركة سيارات المنظمة ومتابعة صيانتها وإصلاحها.
‌قسم المقر والمؤتمرات
  • ويقوم بالمهام التالية :
  • متابعة الإعداد الفني والمادي للمؤتمرات والاجتماعات التي يتم عقدها بالمقر والتأكد من توفير جميع الخدمات والمستلزمات الضرورية، وذلك بالتنسيق مع المديريات والأقسام المعنية.
  • الإشراف على سلامة صيانة وتأمين المقر الدائم للمنظمة، وخاصة المعدات والتجهيزات التقنية لقاعات الاجتماعات والمكاتب الإدارية.
  • متابعة تنفيذ عقود النظافة والصيانة والتأمين والحراسة التي أبرمتها المنظمة مع الجهات المختصة.
  • استلام طلبات المديريات والأقسام الخاصة لخدمات المقر ومتابعة تنفيذها.
  • الإشراف على الأعمال الفنية والمعمارية التي ستنجز في مبنى المقر، بالتنسيق والتشاور مع الجهات المعنية.
‌قسم العلاقات العامة
  • ويقوم بالمهام التالية :
  • متابعة العلاقات مع السلطات المعنية بدولة المقر بشأن الاستفادة من مقتضيات اتفاقية المقر والامتيازات والحصانات الممنوحة للمنظمة ولموظفيها.
  • الاتصال بالبعثات الدبلوماسية المعتمدة ببلد المقر لتسهيل سفر موظفي المنظمة إلى الدول الأعضاء وغيرها من البلدان لأداء مهمات محددة أو لتنفيذ أنشطة المنظمة.
  • الاتصال بالفنادق والقيام بالإجراءات الضرورية لتأمين الإقامة لضيوف المنظمة أثناء المؤتمرات والندوات والاجتماعات.
  • تأمين عملية حجز تذاكر السفر لموظفي المنظمة والخبراء المكلفين رسمياً في أنشطة المنظمة، ومتابعة تسليم أو إرسال التذاكر إليهم.
‌قسم التموين والتجهيزات والمخزون والصيانة
  • ويقوم بالمهام التالية :
  • تلقي ودراسة طلبات الشراء والخدمة الصادرة عن مختلف المديريات والمصالح والأقسام والشعب والمكاتب.
  • اتخاذ الإجراءات اللازمة للحصول من مصادر مختلفة على قوائم أسعار المشتريات التي تقوم بها المنظمة.
  • الاتصال بالممونين قصد الحصول على المواد والخدمات التي تحتاجها المنظمة ودراسة العروض المقدمة من المتعهدين والممونين الخارجيين.
  • متابعة طلبات المنظمة لدى الممونين الخارجيين بشان تأمين احتياجات المنظمة من القرطاسية واللوازم والأثاث والتجهيزات المكتبية بالتنسيق مع الجهات المعنية.
  • إعداد ملفات طلبات الشراء لعرضها على لجنة المشتريات في المنظمة ومتابعة طلبات الشراء المجازة من لجنة المشتريات وتوفيرها إلى الجهة الطالبة.
  • تحديد احتياجات المخازن من المعدات والأدوات المكتبية والقرطاسية ومواد الصيانة والأثاث ومختلف التجهيزات.
  • استلام طلبات الأدوات المكتبية والتجهيزات والمواد الأخرى وتوزيعها على مختلف المديريات والأقسام حسب الحاجة.
  • جرد محتويات المخازن وممتلكات المنظمة وإعداد كشوف دورية وسنوية بذلك.
  • مساعدة قسم الخدمات الإدارية وقسم المقر والمؤتمرات في توفير التجهيزات اللازمة لحسن سير الأنشطة التي تنفذها المنظمة في المقر الدائم.
  • متابعة صيانة تجهيزات المنظمة وتطويرها وتحديثها، وذلك بالتنسيق مع قسم الخدمات الإدارية وقسم المقر والمؤتمرات.

 

  • المنظمة اﻹسلامية للتربية و العلوم و الثقافة
  • شارع الجيش الملكي-حي الرياض-ص.ب 2275
  • الرمز البريدي: 10104 الرباط،المملكة المغربية
  • الهاتف: +212 (0) 537 56 60 52
  • الفاكس: +212 (0) 537 56 60 12 / 13
  • جميع الحقوق محفوظة للإيسيسكو 2000-2018